Politique de confidentialité

1. Responsable, direction et DPO

UESE ITALIA S.p.A., dont le siège social est sis Piazza Trivulziana 4/A, 20126 Milan (MI), Italie, n° TVA/identification fiscale IT04398760274, REA MI 2679515, capital social de 1 145 000 EUR entièrement libéré, code destinataire italien de facturation électronique SDI 3ZJY534 est responsable du traitement pour la gestion des comptes, la sécurité, la facturation, l’assistance, l’administration, le marketing UESE et l’exploitation de la plateforme. L’Administrateur délégué est le Dr Giuseppe Izzo. Le DPO/RPD indiqué par le responsable est le Dr Giuseppe Izzo, joignable à dpo@uese.it. Contact général vie privée : privacy@uese.eu.

2. Répartition des rôles RGPD

UESE agit comme responsable autonome pour les traitements nécessaires à la relation avec utilisateurs et Clients. Pour les documents, données de signataires et workflows traités exclusivement sur instruction d’un Client professionnel, UESE peut agir comme sous-traitant au sens de l’article 28 RGPD. Prestataires de paiement, QTSP, KYC et autorités peuvent agir comme responsables autonomes, responsables conjoints ou sous-traitants selon le service et les accords applicables.

3. Catégories de données

Peuvent être traités : identité et coordonnées ; données professionnelles et sociétaires ; informations de compte et d’authentification ; adresse IP, appareil, journaux et données de sécurité ; abonnement et facturation ; jetons/références de paiement ; statut et résultats KYC ; métadonnées de documents, signatures et horodatages ; échanges avec l’assistance ; préférences marketing ; données contenues dans les documents chargés par le Client.

4. Données sensibles et biométrie

Firmato ne requiert pas en principe de catégories particulières de données au sens de l’article 9 RGPD. La vérification d’identité, la détection de présence réelle ou la comparaison faciale peut impliquer des images et, selon la technologie et la finalité, des données biométriques. Un tel traitement est limité au workflow concerné et nécessite une base juridique appropriée, des garanties renforcées et les informations spécifiques du prestataire.

5. Finalités et bases juridiques

• Création du compte, essai, commande et exécution contractuelle : article 6(1)(b) RGPD.
• Facturation, fiscalité, obligations comptables et demandes légales : article 6(1)(c).
• Sécurité, prévention de la fraude, défense en justice, journalisation et résilience : article 6(1)(f), après mise en balance lorsque nécessaire.
• Prospection électronique : consentement article 6(1)(a) lorsque requis ou autre base expressément admise par le droit national ePrivacy.
• Cookies/traceurs non essentiels : consentement lorsque requis.
• Catégories particulières : article 9 RGPD et droit national applicable selon le cas.

6. Caractère obligatoire ou facultatif

Les champs indiqués comme nécessaires sont requis pour créer le compte, fournir le service, respecter la loi ou protéger la plateforme. Leur absence peut empêcher la fonctionnalité concernée. Les données marketing et les options facultatives restent volontaires.

7. Sources

Les données proviennent de la personne concernée, du Client qui invite un Utilisateur ou un Signataire, de l’organisation à laquelle la personne appartient, des prestataires intégrés et des systèmes techniques lors de l’utilisation. Lorsqu’elles ne sont pas collectées directement, le Client assume les obligations d’information qui lui incombent et UESE fournit ses propres informations lorsque la loi l’exige.

8. Destinataires et sous-traitants

Les données peuvent être accessibles aux personnels autorisés d’UESE et, lorsque nécessaire, aux prestataires d’hébergement/cloud, email, support, paiement, KYC, QTSP, archivage, cybersécurité, conseils professionnels, auditeurs et autorités compétentes. Les catégories et la liste pertinente des sous-traitants ultérieurs sont détaillées dans le DPA et la politique Subprocessors.

9. Transferts internationaux

UESE privilégie, lorsque compatible avec le service, les prestataires et localisations dans l’EEE. Les transferts vers un pays tiers reposent sur une décision d’adéquation ou des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, lorsque requis, des mesures complémentaires évaluées au regard du risque.

10. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée aux finalités. Les données contractuelles et fiscales suivent les délais légaux applicables ; les journaux de sécurité et d’audit sont conservés à des fins de protection, d’accountability et de défense en justice ; documents et preuves suivent les paramètres de conservation du Client et les obligations légales. À la fin du service, suppression, restitution, anonymisation ou conservation restreinte intervient selon le DPA, la loi et les éventuels legal holds.

11. Droits des personnes

Sous réserve des conditions légales, la personne peut demander accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition et retrait du consentement. Elle peut également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. Lorsque UESE agit comme sous-traitant, les demandes relatives aux données contenues dans les documents sont transmises ou assistées conformément aux instructions du Client responsable.

12. Décisions automatisées et profilage

Firmato peut utiliser des règles de sécurité, de scoring commercial ou de détection d’anomalies. Elles ne produisent pas, par défaut, une décision exclusivement automatisée ayant des effets juridiques ou similaires significatifs au sens de l’article 22 RGPD. Si un processus devait relever de cet article, une information spécifique et les garanties requises seraient fournies.

13. Sécurité

UESE applique des mesures techniques et organisationnelles proportionnées au risque, notamment contrôle d’accès, authentification renforcée, chiffrement adapté, journalisation, gestion des vulnérabilités, séparation logique, sauvegardes, protection des secrets et procédures de réponse aux incidents. Aucun système ne peut toutefois être garanti comme absolument invulnérable.

14. Modifications et contacts

La présente politique peut être mise à jour pour refléter des évolutions réglementaires, techniques ou organisationnelles. Les modifications substantielles sont portées à la connaissance des utilisateurs lorsque nécessaire. Contacts : privacy@uese.eu ; DPO/RPD : dpo@uese.it.